¿Cómo evitar que se venzan los reactivos en tu laboratorio?

Cuando el control de vencimientos depende de recorrer los estantes de vez en cuando, es fácil que un lote se pase de fecha sin que nadie lo note. Esta guía resume qué conviene registrar y qué avisos tener para que eso no dependa de la memoria de nadie.

Qué datos registrar por lote

Para poder controlar vencimientos, cada lote tiene que estar identificado. Como mínimo:

• Número de lote, tal como figura en el envase
• Fecha de vencimiento
• Proveedor
• Cantidad de cajas recibidas

Tres avisos que conviene tener

• Por vencer: lotes que vencen pronto, para usarlos o gestionarlos a tiempo. En StockManager se marca así a todo reactivo con algún lote que vence dentro de los próximos 30 días.
• Caducados: lotes ya vencidos que todavía tienen unidades sin usar, para retirarlos y registrar el descarte.
• Stock bajo: aviso cuando el stock cae por debajo del mínimo que definiste para ese reactivo, para reponer antes de quedarte sin él.

En StockManager estos indicadores se calculan solos a partir del stock disponible y del mínimo configurado en el Catálogo; no hace falta marcarlos a mano.

Usá primero lo que vence antes

Cuando hay dos lotes del mismo reactivo, conviene empezar por el que vence primero (a veces se le llama FEFO, “first expired, first out”, y no siempre coincide con FIFO, el que entró primero). StockManager avisa cuando existe otro lote que vence antes que el que estás por usar y recomienda usar ese primero.

Registrá el descarte

Si un reactivo vencido se descarta, el descarte también tiene que quedar registrado. En StockManager existe el movimiento “Baja por vencimiento”, que deja asentado qué lote se dio de baja, cuándo y quién lo cargó, y se puede exportar en PDF junto con el resto de los movimientos.

Mirá el consumo, no solo la fecha

Un reactivo se vence con unidades sin usar cuando se compró más de lo que se consume. El panel de Estadísticas de StockManager muestra los próximos vencimientos y un “riesgo de sobrestock”: reactivos que, al ritmo de consumo actual, van a vencerse con unidades sin usar. Es una estimación a partir de tu consumo registrado, no una garantía.

Cómo cargar rápido lo que ya tenés

Si ya llevás el inventario en una planilla, StockManager permite migrarlo subiendo un Excel, un CSV o una foto de la planilla. También podés cargar la llegada de mercadería sacando una foto del remito: el sistema propone reactivo, lote, vencimiento y cantidad de cada renglón, y vos revisás antes de confirmar.